Doelen bepalen als ondernemer

Hoe kan je doelen bepalen voor jezelf en jouw zaak die niet alleen haalbaar zijn maar die je ook motiveren om ernaartoe te werken?

Online vinden we zoveel informatie over doelen zetten als ondernemer. En hoewel heel veel van deze informatie heel erg interessant is, mis ik altijd één essentieel onderdeel. Hoe zorg je ervoor dat jouw doelen je ook echt blijven motiveren?

Ik ben zo vaak in mijn zaak vastgelopen omdat ik iets nieuws wou proberen of lanceren, ik zet er een bepaalde doelstelling tegenover. Ik zorg ook dat mijn doelstelling SMART is geformuleerd (dus specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdsgebonden) maar wanneer het de eerste keer is dat je iets probeert weet je eigenlijk niet goed wat haalbaar of realistisch is binnen een bepaalde termijn.

En laat er nu net één zekerheid zijn als ondernemer, nl. dat ons werk nooit hetzelfde blijft en we altijd moeten blijven evolueren en innoveren en nieuwe dingen moeten proberen.

Hoe vaker je zo'n experimenten uit voert, hoe gemakkelijker het wordt om een doelstelling toch met een zekere voorspelbaarheid op te zetten. Maar wat doe je als je nog niet zo lang bezig bent en je toch bepaalde doelstellingen wil zetten om je richting te geven in wat je doet?

Als ondernemer heb ik twee manieren gevonden om doelstellingen te bepalen die rekening houden met een bepaalde onzekere factor:

1. Kader een doel altijd binnen de lange termijn visie van jouw zaak

2. Bepaal een doel op basis van factoren die je kan controleren

1 - Kader een doel altijd binnen de lange termijn visie van jouw zaak

Door jouw doelstellingen te kaderen binnen de lange termijn visie van jouw zaak, ben je niet alleen zeker dat deze een strategische bijdrage leveren. Wanneer je weet dat het werk dat jij nu doet bijdraagt aan die ultieme visie die je voor jouw bedrijf hebt bepaald, werkt dit ook motiverend. Je bent immers de bouwstenen aan het legen van jouw droombedrijf.

Om dit goed te kunnen doen, is het interessant om naar het OKR framework te kijken.

Wat is het OKR framework?

OKR staat voor Objectives en Key Results.

Objectives zijn daarbij de doelen die je wil bereiken met jouw bedrijf. Deze hebben een strategische waarde en werken naar jouw lange termijn visie toe.

Key Results zijn heel concrete resultaten die je wil behalen om die Objectives te halen.

Hoe bepaal je Objectives?

Je vindt ongetwijfeld heel veel theorie online rond OKRs en hoe je deze moet bepalen. In dit artikel deel ik mijn manier van werken en mijn interpretatie. Heb je dit zelf ook geprobeerd en kom je er niet helemaal uit? Stuur me dan een berichtje op Instagram en ik kijk even mee.

Ik vertrek voor het bepalen van mijn Objectives altijd vanuit mijn bedrijfsvisie:

• Waar wil je op lange termijn staan met jouw bedrijf?

• Wat is de ultieme visie voor jouw bedrijf?

• Welke impact wil je met jouw bedrijf achterlaten op de wereld?

• Wat betekent een succesvol bedrijf voor jou?

Vervolgens kijk ik naar waar ik nu sta in mijn pad naar deze ultieme visie en hoe dicht of hoe ver ik er nog van ben. De belangrijkste vraag die ik me dan stel, is de volgende:

• Wat heb ik het komende jaar nodig om een stap dichter te komen bij mijn visie?

Deze laatste vraag gebruik ik vervolgens om mijn Objectives te bepalen. Deze zaken vertaal je vervolgens naar zeer concrete doelstellingen die je wil behalen. Mijn Objectives zijn altijd nog net iets minder SMART dan mijn Key Results, maar je kan deze ook SMART maken als je dat belangrijk vindt.

Een voorbeeld a.h.v. een totaal fictieve use case

Stel je bent grafisch vormgever in bijberoep. Je bent nu vijf jaar bezig en je hebt de afgelopen jaren veel verschillende stijlen en projecten door elkaar gedaan om te kijken wat je het meeste lag. De klanten waar je het beste mee samen werkt zijn klanten die naar jou komen om een logo uit te werken met bijhorende branding en je daar ook echt volledig vrij in laten. Jouw ultieme droom is om klanten te helpen die een brand willen uitwerken rond een pand dat ze verhuren via online platformen zoals AirBnb. Je wil hen de mogelijkheid geven om zich te onderscheiden binnen een verder vrij homogene lijst van panden en dit door creatief om te springen met branding.

Wanneer je jezelf de vraag stelt wat je het komende jaar nodig hebt, is dit jouw antwoord:

• Een fotograaf om op vaste basis mee samen te werken binnen jouw regio om professionele foto's te trekken in lijn met de branding die je samen met de klant bepaalt

• Jouw website en social media herpositioneren richting jouw doelpubliek

• Een aantal key accounts bepalen die je actief wil benaderen om aan een goedkoper tarief samen te werken in ruil voor promotiemateriaal

Jouw objectives kunnen dan als volgt worden gedefinieerd:

1. Eén volledig pakket aan diensten uitwerken voor klanten tegen Q2 van dit jaar

2. Mijn bedrijf positioneren als een referentie voor branding bij korte termijn verhuur van panden

3. Ervaring opbouwen in mijn gekozen doelgroep

Hoe bepaal je Key Results?

Voor mij - maar dit is gedeeltelijk een persoonlijke keuze - komt pas bij de Key Result onze SMART kenmerken naar boven. Ik wil mijn Objectives breed genoeg formuleren zodat ik mezelf de vrijheid en creativiteit geef om na te denken wat ik allemaal nodig heb en moet doen om deze Objectives te halen. In de Key Results is het dus essentieel om wel specifieke, meetbare, haalbare, realistische en tijdsgebonden kenmerken te bepalen.

Om Key Results te bepalen is eigenlijk maar één vraag echt belangrijk:

• Wat heb ik concreet nodig om mijn Objectives te realiseren?

Een voorbeeld a.h.v. een totaal fictieve use case

Laten we de eerste Objective nemen als voorbeeld. Wat hebben we nodig om één volledig pakket aan diensten uit te werken voor klanten tegen Q2 van dit jaar?

• Audit doen van mijn huidig aanbod

• Diensten samenbrengen om mijn aanbod om te vormen tot één pakket voor mijn klanten (om verwarring over mijn aanbod te voorkomen en gerichter te verkopen)

• Aanvullende diensten in mijn aanbod definiëren om het pakket onmisbaar te maken voor mijn klanten

• Partners zoeken die bepaalde diensten kunnen aanbieden die ik niet kan aanbieden

Als Key Results bekijk je dan voor elk van deze stappen wat je concreet kan doen om dit te behalen. Remember, dit is waar onze SMART kenmerken naar boven kwamen.

Een aantal Key Results zijn dan bijvoorbeeld:

1. Customer journey van mijn doelpubliek helder krijgen tegen 31 januari

2. Mijn aanbod afstemmen op de customer journey van mijn klant en vooral de missing gaps invullen met mijn aanbod tegen 15 februari

3. Dertig partners onderzoeken en aanspreken met een gepersonaliseerde boodschap tegen 28 februari

4. Een persbericht, 28 social media posts en twee signature blog posts voorbereiden tegen 31 maart

Je merkt misschien al dat ik nergens in deze Key Results spreek over het landen van een partner of het behalen van een bepaald aantal volgers of comments op social media of een aantal website bezoekers. Al is het erg belangrijk om je cijfers te kennen, hierover subiet meer, ik heb gemerkt dat het gevaarlijk kan zijn om deze zaken mee te nemen om je doelstellingen te bepalen. En dit brengt ons naadloos naar de tweede manier om doelstellingen te bepalen die je motiveren.

2 - Bepaal een doel op basis van factoren die je kan controleren

Als ondernemer is het heel belangrijk om je cijfers goed te kennen en op te volgen. Deze leren je wat werkt en wat niet. Je kan zien welke boodschappen op social media goed werken, waar je volgers op reageren, welke blog artikelen het meest gelezen worden op jouw website, hoeveel mensen jouw nieuwsbrief lezen en hoeveel mensen een kennismakingsgesprek met jou boeken.

Dit zijn echter allemaal zaken die jij niet rechtstreeks in de hand hebt.

Uiteraard kan je acties zetten die ervoor zullen zorgen dat er een opwaartse of neerwaartse tendens volgt in jouw cijfers. Maar hoe positief of negatief die tendens is, heb je niet in de hand.

Laten we onze derde Key Result er bij nemen, dertig partners onderzoeken en aanspreken met een gepersonaliseerde boodschap tegen 28 februari. Je had deze ook kunnen omschrijven als “Ik wil één partner vinden tegen 28 februari”.

Beeld je nu eens in dat je dertig partners hebt onderzocht, hun bedrijfspositionering hebt onderzocht, hun fotografiestijl hebt ontleden, een persoonlijke boodschap hebt bepaald op basis van hun positionering en stijl, en hen alle dertig hebt aangeschreven. Van deze dertig personen hebben er vijf gereageerd dat ze graag een gesprek willen plannen. Drie daarvan waren niet meteen een match, één van hen vertrekt voor een paar maanden naar het buitenland maar wil erna wel graag samenwerken, en één wou het een aantal weken laten bezinken om te kijken of het in haar aanbod zou passen.

Stel dat je als Key Result hebt omschreven dat je een partner wou vinden tegen 28 februari. Wat is jouw gevoel dan als je 28 februari ziet komen en gaan en je geen partner hebt gevonden?

Ik vermoed dat je nu frustratie voelt en het gevoel krijgt gefaald te hebben. Ah ja, want je hebt jouw doel niet gehaald. Ook al had je het zo mooi geformuleerd en was het op zich een haalbaar, realistisch doel.

Beeld je nu eens in dat je al diezelfde acties hebt ondernomen en dat je onze Key Result nam waarbij je dertig partners wou onderzoeken en aanspreken met een gepersonaliseerde boodschap tegen 28 februari. Wat is jouw gevoel dan?

My gut feeling… je zou heel trots zijn op jezelf dat je al die zaken effectief verwezenlijkt hebt en je er zelfs vijf gesprekken uit hebt gehaald.

In het eerste voorbeeld zou je na 28 februari even gedemotiveerd zijn om verder te gaan, want je bent teleurgesteld dat je je doel niet hebt gehaald. In het tweede voorbeeld ga je juist gemotiveerd zijn om te kijken wat je nu dan wel nog nodig hebt om die partner over te halen.

Je kan bijvoorbeeld aan die eerste drie mensen vragen of zij iemand kennen die wél een match zouden zijn voor wat je wil doen. Je kan jouw deadline wat verlaten om jouw aanbod te lanceren zodat je die laatste twijfelaar tijd kan geven om over jouw idee na te denken en binnen een paar weken een casual coffee date inplannen om nog eens in te checken waar ze op dat moment al staat.

De perceptie van succes heeft een enorme invloed op ons vermogen om actie te ondernemen

Zoals mijn coach, Sharon Cobert, vaak aan haalt, je kan geen actie ondernemen die je de gewenste resultaten brengen als je mindset niet goed zit.

Onze gedachten hebben een enorme impact op ons vermogen om actie te ondernemen. Zeker actie die ook nog een goed resultaat brengt.

Om een voorbeeld te nemen vanuit mijn eigen parcours als ondernemer…

Ik ben aan dit ondernemersavontuur begonnen als weddingplanner. Ik werkte toen ook met coaches die mij het belang van doelen stellen leerden. Alleen spraken zij heel vaak over doelen waar ik - zeker als startende ondernemer - geen enkele zekerheid over had. Ik wou bijvoorbeeld naar 50 volgers op Youtube groeien en 500 volgers op Instagram.

Het probleem is dat ik geen enkele referentie had of dat aantal volgers wel haalbaar was. Voor zover ik kon afleiden van de ondernemers rond mij was dat een piece of cake. Het enige verschil? Veel van hen waren voltijds ondernemer terwijl ik naast mijn bedrijf ook nog een voltijdse, drukke en zeer stressy job had. Daarnaast was mijn doelpubliek ook anders. Weddingplanning was in België nog weinig gekend op dat moment, online trajecten voor particulieren werden nog niet echt gedaan, dus mijn inschatting van wat haalbaar en realistisch was om te bereiken klopte helemaal niet omdat mijn context helemaal anders was.

Ik heb mij zó vaak gefaald gevoeld toen in mijn bedrijf. Omdat ik niet vooruit geraakte. Omdat ik niet zoveel volgers kreeg als ik had gehoopt. Omdat ik de ene na de andere doelstelling voorbij zag komen die ik niet haalde.

Het is pas toen ik stopte met mijn zaak drie jaar later dat ik ineens door had wat ik allemaal wél had verwezenlijkt. En dit waren geen concrete SMART doelstellingen, maar wel de dromen die ik had toen ik met mijn zaak begon:

• Ik was op retreat geweest in Los Angeles met een business coach

• Ik had enkele van mijn Amerikaanse contacten eindelijk in real life gezien in de dagen voor en tijdens de retreat in LA

• Ik had 2 styled / content shoots gepland met internationale fotografen

• Ik had 1 styled / content shoot georganiseerd in Marrakech - een grote droom om dit ooit in het buitenland te kunnen doen!

• Ik had een publicatie binnengesleept met mijn Marrakech shoot op mijn favoriete en internationale wedding platform Utterly Engaged

Eigenlijk had ik alle dromen en doelen die ik ooit had verwezenlijkt. Alles behalve verkoop. Waarom? Omdat ik zo gefocust was op het doel “Drie klanten vinden dit jaar” dat ik helemaal niet bezig was met hoe ik die drie klanten moest vinden.

Als ik nu de oefening opnieuw zou doen voor mijn bedrijf dan zou ik volgende Objective & Key Results bepalen:

• Objective: Mijn bedrijf is financieel stabiel tegen het einde van het jaar

  • Key Result: Ik deel mijn publicatie van Utterly Engaged op social media om mijn expertise aan te tonen

  • Key Result: Ik neem contact op met trouw magazine’s in België om een aantal onderwerpen te pitchen waarover ik een persbericht kan schrijven

  • Key Result: Ik zoek 5 fotografen in België die ik elke maand actief opvolg en waar ik contact mee houd om top of mind te blijven

  • Key Result: Ik werk 3 nieuwe ideeën uit om in mijn aanbod op te nemen rond styled shoots om eventueel andere ondernemers te helpen deze te organiseren

Je ziet hopelijk zelf ook hoeveel creatiever je jezelf toelaat om te zijn wanneer je je nadenkt welke doelstelling er áchter dat eerste doel van 3 klanten zat. Waarom wou ik 3 klanten? Zodat ik voltijds ondernemer kon worden. Wat had ik eigenlijk nodig? Solvabiliteit in mijn bedrijf. Kon ik dat op een andere manier vinden ipv alleen op trouwparen in te zetten? Uiteraard! En daar gaat het om.

In de praktijk: hoe zorg je er nu voor dat je jouw doelen ook effectief haalt?

We hebben nu onze Objectives en Key Results bepaald, maar eigenlijk ligt de grootste uitdaging nu nog voor je… Hoe zorg je er nu voor dat je je doelstellingen ook echt behaalt?

Zet jouw Key Results op een tijdlijn

Binnen elke Objective hebben we nu een aantal Key Results bepaald. Logisch gezien kunnen we concluderen dat, als we elk van deze Key Results halen, we op het einde van het jaar ook onze Objectives hebben gehaald.

De volgende stap is dan om een volgorde in je Key Results te bepalen. Sommige Key Results zal je eerst moeten halen, andere Key Results later.

Zelf plan ik mijn Key Results altijd in per kwartaal. Ik kijk naar de allerbelangrijkste Objective* en ik vraag mezelf af welke Key Results het meest zullen bijdragen om mijn Objective te halen.

Deze plan ik in in Q1. Ik plan net zoveel Key Results in als me haalbaar lijken om in één kwartaal te behalen. Voor iemand die nog in bijberoep werkt zal het aantal Key Results dus mogelijks een stuk lager liggen dan voor iemand die zelfstandige is in hoofdberoep. Maar ook als jonge mama of wanneer je een chronische ziekte hebt of iets anders dat impact heeft op jouw energieniveau zal dit aantal lager liggen. Probeer voor jezelf de lat niet hoger te leggen dan wat je weet wat je aan kan. Ook dat is een manier om op een positieve manier te kunnen terugkijken naar je resultaten.

Denk ook wat na over hoe lang elke Key Result zou duren om te behalen. Het kan goed zijn dat je alle Key Results van jouw eerste Objective moet spreiden over Q1, Q2 en Q3 maar dat je in elk kwartaal nog wat ruimte hebt. Dat is helemaal ok. Dan neem je de volgende Objective en plot je die opnieuw in de tijd parallel aan die van de eerste Objective tot je het gevoel hebt dat je alles op een realistische en haalbare manier hebt ingepland.

*Hoe weet je welke Objective het belangrijkste is? Neem altijd eerst de Objective die de meest directe impact heeft op jouw bottom line. We willen allemaal een zaak met impact, maar een zaak die geen geld binnen brengt blijft ook niet bestaan.

Maak jouw Key Results tastbaar

Wanneer je weet op welke Key Results je het komende kwartaal wil focussen, zoom je even in op dat kwartaal. Een Key Result is nog geen concreet project. Zet dus elke Key Result om in één of meerdere projecten waar je vervolgens taken in kan definiëren.

Mijn proces loopt dus als volgt:
Lange termijn visie > Objective > Key Result > Project > Taak

Zo voorkom je dat je jouw agenda nodeloos vol plant met taken waarvan je totaal geen idee hebt of ze bijdragen tot je lange termijn visie. Door vanuit de lange termijn visie te vertrekken en dit telkens één stap concreter te maken dragen al jouw taken bij tot het verwezenlijken van die lange termijn visie. Die ene visie die soms zo ver weg lijkt, daar werk je nu stap voor stap naar toe.

Hoe motiverend is het om te beseffen dat wat je doet, je ook echt helpt om de dromen te realiseren die je hebt met jouw bedrijf?

De enige zekerheid in plannen is dat een plan altijd mis loopt

Er is ongetwijfeld een quote dit dit mooier formuleert dan dit, maar dit is toch iets dat ik in de afgelopen 10 jaar als ondernemer heb geleerd.

Je kan nog zoveel plannen als je wil, halverwege ga je altijd moeten bijsturen op basis van de resultaten die je hebt behaald. En ook al heb je iets al 20x gedaan, er kan altijd iets mislopen dat al jouw plannen in de war stuurt.

Een goede tip? Plan tijd in om jouw plannen bij te sturen.

Er is een reden waarom ik in de vorige stap zeg om alleen het eerstvolgende kwartaal voor te bereiden. Op basis van de resultaten van die eerste projecten kan je zien hoe je komende kwartaal moet bijsturen. Stel jezelf de volgende vragen:

• Lopen er nog belangrijke projecten die langer duren dan verwacht? Wat is de impact hiervan op mijn planning van Q2? Moeten er andere zaken schuiven?

• Zijn mijn Objectives nog steeds relevant?* Is er één bijgekomen of valt er één weg?

• Dragen mijn Key Results nog steeds bij tot mijn Objective? Heb ik inzichten verzameld tijdens het afgelopen kwartaal waardoor ik enkele Key Results moet bijsturen?

Door op voorhand al rekening te houden dat jouw plannen kunnen wijzigen, en door dit elk kwartaal opnieuw te evalueren, voorkom je frustratie en ben je ook veel wendbaarder om in te spelen op verandering.

*Vaak zullen Objectives zo ruim gedefinieerd zijn dat deze relevant blijven, maar toch is het slim om hier even kritisch naar te kijken elk kwartaal.

Plannen met Notion

Ik zou over planning met Notion een heel apart artikel kunnen schrijven (iets dat er ongetwijfeld nog aan komt in de toekomst) maar ik vind het belangrijk om in elk artikel ook een stukje concrete tips mee te geven rond hoe je iets kan uitwerken in Notion. Vandaar dus dit kleine hoofdstuk.

Ik geef in elk artikel mee welke databases je nodig hebt, hoe je deze kan linken en welke dashboards je zou kunnen gebruiken.

Databases

• Objectives

• Key Results

• Projecten

• Taken

Links

• Objective > Key Result > Project > Taak

Daarbij kan een Objective meerdere Key Results bevatten, een Key Result meerdere Projecten en een Project meerdere Taken.

Dashboards

• Daily dashboard: lopende projecten & open taken

• Strategie: Objectives & Key Results

• Project: project opvolging met taken

Wil je graag een voorbeeld zien van deze Notion dashboards? Stuur me een mailtje en ik stuur je een paar screenshots door.

Klaar om haalbare en motiverende doelstellingen te bepalen voor jouw bedrijf?

Wil je zelf met doelstellingen aan de slag die je echt toelaten om groots te denken en om ook wendbaar te zijn in hoe je die kan bereiken? Doe dan mee met onze Instagram challenge deze maand - of als deze gepasseerd is stuur me dan even een DM op Instagram en we werken er samen door.

Ik help je met veel plezier om met een andere blik naar jouw doelstellingen te kijken.

Waarom zou ik zoiets gratis en voor niets aanbieden, vraag je je misschien af? Ik heb zelf gevoeld wat het is om heel de tijd het gevoel te hebben dat je faalt in je zaak. Ik heb meermaals op het punt gestaan om mijn zaak gewoon helemaal overboord te gooien. En ik weet nog hoe eenzaam het was om precies de enige te zijn in mijn toenmalige community die precies niet vooruit geraakte... Ik wil er alles aan doen zodat jij je nooit (meer) zo moet voelen. Ik geloof echt dat we als ondernemer elkaar moeten helpen. Dus aarzel niet en vraag om hulp als je het gevoel hebt dat je hier alleen niet uit geraakt. Samen geraken we er sowieso! 🫶